Hiện nay có nhiều trường hợp người Việt Nam sinh sống, làm việc và học tập ở nước ngoài cần thực hiện giao dịch dân sự tại Việt Nam nhưng họ không thể về nước để trực tiếp thực hiện vì nhiều lý do. Như vậy họ có thể ủy quyền cho người trong nước nhân danh họ thực hiện những giao dịch dân sự này hay không và thủ tục ủy quyền được quy định như thế nào?

1. Thủ tục ủy quyền

(i) Quy định về đại diện theo ủy quyền được quy định tại Điều 138 Bộ luật Dân sự 2015 như sau:

Điều 138. Đại diện theo ủy quyền

1. Cá nhân, pháp nhân có thể ủy quyền cho cá nhân, pháp nhân khác xác lập, thực hiện giao dịch dân sự.

2. Các thành viên hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân có thể thỏa thuận cử cá nhân, pháp nhân khác đại diện theo ủy quyền xác lập, thực hiện giao dịch dân sự liên quan đến tài sản chung của các thành viên hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân.

3. Người từ đủ mười lăm tuổi đến chưa đủ mười tám tuổi có thể là người đại diện theo ủy quyền, trừ trường hợp pháp luật quy định giao dịch dân sự phải do người từ đủ mười tám tuổi trở lên xác lập, thực hiện.

Ngoài ra còn có quy định về hợp đồng ủy quyền tại Điều 562 Bộ luật Dân sự 2015:

Điều 562. Hợp đồng ủy quyền

Hợp đồng ủy quyền là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên được ủy quyền có nghĩa vụ thực hiện công việc nhân danh bên ủy quyền, bên ủy quyền chỉ phải trả thù lao nếu có thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định.

Như vậy một cá nhân hoặc pháp nhân có quyền ủy quyền cho một cá nhân hoặc pháp nhân khác để thực hiện giao dịch dân sự trong phạm vi và thời hạn nhất định.

(ii) Thông thường giấy ủy quyền hoặc hợp đồng ủy quyền phải được công chứng hoặc chứng thực thì mới có hiệu lực. Do đó người Việt Nam ở nước ngoài nếu không về Việt Nam thì không thể tới Văn phòng công chứng hoặc Uỷ ban nhân dân xã/phường/thị trấn để công chứng hoặc chứng thực văn bản ủy quyền được.

Tuy nhiên theo quy định tại khoản 1 Điều 78 Luật Công chứng 2014 ghi nhận hướng dẫn như sau:

Điều 78. Việc công chứng của cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài

1. Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài được công chứng di chúc, văn bản từ chối nhận di sản, văn bản ủy quyền và các hợp đồng, giao dịch khác theo quy định của Luật này và pháp luật về lãnh sự, ngoại giao, trừ hợp đồng mua bán, chuyển đổi, chuyển nhượng, tặng cho, cho thuê, thế chấp, góp vốn bằng bất động sản tại Việt Nam.

[…]

Vậy người Việt Nam ở nước ngoài có thể tới cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự của nước Việt Nam ở nước ngoài, mà thường gặp nhất là Tổng lãnh sứ quán, Lãnh sứ quán hoặc Đại sứ quán để thực hiện thủ tục công chứng văn bản ủy quyền theo quy định tại Luật Công chứng 2014.

2. Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy ủy quyền

Một vấn đề khác đặt ra là văn bản ủy quyền do cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự của nước Việt Năm ở nước ngoài công chứng khi gửi về Việt Nam thì có cần phải hợp pháp hóa lãnh sự để văn bản ủy quyền được công nhận và sử dụng tại Việt Nam hay không.

(i) Theo quy định tại khoản 1 Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP như sau:

Điều 20. Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính

1. Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực.

Trong trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật trước khi yêu cầu chứng thực bản sao; trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại.

[…]

Dựa vào quy định trên có thể xác định văn bản ủy quyền được công chứng tại cơ quan có thẩm quyền tại nước ngoài muốn sử dụng được ở Việt Nam thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự.

Các trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự được quy định tại Điều 9 Nghị định 111/2011/NĐ-CP và Điều 6 Thông tư 01/2020/TT-BTP.

Nếu không thuộc các trường hợp được miễn thì văn bản ủy quyền vẫn phải được hợp pháp hóa lãnh sự.

(ii) Trình tự, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự

Về hồ sơ nộp được quy định tại khoản 1 Điều 15 Nghị định 111/2011/NĐ-CP như sau:

1. Người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự nộp 01 bộ hồ sơ gồm:

a) 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định;

b) Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;

c) 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;

d) Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được chứng nhận bởi Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền khác của nước ngoài nơi có Cơ quan đại diện Việt Nam hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam kiêm nhiệm;

đ) 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt, tiếng Anh hoặc tiếng nước ngoài mà cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể hiểu được, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;

e) 01 bản chụp các giấy tờ, tài liệu nêu tại điểm d và điểm đ để lưu tại Cơ quan đại diện.

Hồ sơ này sẽ được nộp tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài. Thời hạn giải quyết là 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 05 ngày làm việc.